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第１５回　仕事を進めるPDCAサイクル

2024年05月02日

投稿者：髙嶋　好夫

今回は仕事を進める考え方としてPDCAサイクル（以下PDCA）を説明したいと思います。

PDCAは　Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとったものです。
この４つのプロセスを順に繰り返しながら問題を解決、課題を達成して業務の内容を向上していくものです（末尾の図を参照してください）
計画と実際を比較しながら、ギャップ（乖離）を極力なくしていく考え方です。
PDCAは第二次大戦後アメリカから品質管理の手法として導入され、日本の工業製品の品質向上に貢献しました。その後、製造現場だけでなく、営業や管理の日常業務から事業計画といった大きなものまで対象となっています。
そのため、「管理のサイクル」とも呼ばれます。
第９回で問題解決の手法として説明したQCストーリーも試行錯誤の過程でPDCAを行うことが根本の考え方になっています。

１．PDCAの要点（PDCAはサイクルなので、PDCAを回すという表現をよく使います）

Plan（計画）
・今からやる活動の目的（何を何のためにするか）と目標（目的達成とはどんな指標をいくつにすることか）を決める
・目標達成のために、具体的に何をいつまでにやるか取組む内容とスケジュールを決める

Do（実行）
・計画した取組みを実際に実行する。実行した内容は後から検証できるように記録する
・次のCheckと関連するが、スケジュールの終わりで結果を確認するのでなく、途中、途中で段階に合致した評価を取組みごとに行なう（PDCAの中でさらに小さなPDCAを回す）
Check（評価）

・現状を確認して、計画とのギャップを把握する。ここで重要なことは、現状と計画が比較できるように、計画段階で目標となる指標と指標の評価方法を具体的に決めておくことです
・Doでも触れたように、Doの進み具合によって適切な視点で評価する。初期なら実施の方針が現実とあっているか、中盤ではそれぞれの取組みに遅れがないか、終盤では目標達成は可能かといった視点で評価する
Action（改善）

・Checkの結果、目標が達成されていないなら未達の原因を明らかにし、取組みの方法を改めたり、新しい取組みを追加して、目標が達成されるまで実行する

２．PDCAの中でもCがカギとなる

ISO9000の指導に来ていただいた先生が「PDCAをPする」ということを言われました。なんのこと？と思いましたが、Cが成功のカギということでした。
「PDCAがうまくいかないとよく言われるが、それは、皆さんがPとDは真面目にやるけれど、Cを具体的に決めていないからだ。Dを始めるときには、Dがうまくいっているかどうかを評価するCの具体的な方法、すなわちDが達成されたと判断する指標は何で、合格基準はいくつか、指標を出すために、いつ誰がどんな方法でどのデータをとるかを決めておく。
さらに、目標が達成できないリスクを事前に把握しておいて、Aの候補となる代替案までDを始めるときに考えておく」ということでした。
QC活動の発表会が間近になって、あわててデータを集めた経験があり、冷や汗がでる思いでした。

３．経営革新計画の別表２

福岡県の制度に新しい取組みを行う事業計画を知事が承認する経営革新計画という制度があります。
経営革新計画については別の機会に説明いたしますが、この申請書に別表２というものがあります。
計画を達成するための実施項目とスケジュールを書き出したものですが、項目ごとに評価基準と評価頻度という記入欄があります。ここに何を書いたらよいかわからないと言われることがよくあります。
この評価基準と評価頻度がPDCAのCに当たる内容です。
ここまでPDCAの説明を読んでくださった方にはおわかりと思いますが、別表２に挙げたそれぞれの項目が達成できたのか、まだ改善を必要とするのかを判断する基準が評価基準、どのタイミングで評価するかが評価頻度です。
それぞれの項目をPDCAで実行していくことで経営革新計画全体の目的・目標を達成することができます。

４．まとめ

PDCAは品質管理から始まりましたが、計画全体を進めるPDCAとその下で細かい実施項目ごとに小さなPDCAを組み合わせて回すことで、さまざまな計画の進捗を管理する手法となっています。

参考資料
参考図書　日本能率協会マネジメントセンター編、「CからはじめるPDCA」、2013年

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